Sähköisellä työajanseurantapalvelulla saavutetaan monia hyötyjä, joista yksi on suora rahallinen säästö, jonka toimiva työajanseurantajärjestelmä tuo yritykselle.
Olemme tehneet alle laskelmia, joilla yritämme havainnollistaa tyypillisiä tilanteita, joissa yritys voi tehdä säästöjä siirtymällä sähköiseen työajanseurantaan. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että suurin hyöty toiminnan tehostamisessa voi syntyä juurikin siitä, mihin säästetty aika käytetään. Alla olevaa esimerkkiä vaikeampaa on antaa tarkkaa arvoa siitä syntyvälle hyödylle, kun yrittäjältä vapautuu ylimääräistä aikaa, jonka avulla hän saa uuden asiakkaan. Tai jos henkilöstöpäällikkö ehtii keskittymään paremmin uuteen rekrytointiin. Moni Duunissa-palvelun tuottama hyöty on siis laadullista ja yrityskohtaista.
”Duunissa-työajanseuranta on tehostanut toimintaamme huomattavasti tuntiseurannan ja palkanlaskennan osalta. Yrittäjänä koen, että Duunissa poistaa kokonaisen työvaiheen itseltäni, jolloin aikaa säästyy muihin asioihin.”
Jonna Jääskeläinen, Kontrasti Oy
Mistä säästöt syntyvät?
Esimerkkiyrityksemme:
Rakennus Oy
Työntekijöitä 10 henkilöä
Rakennustyöntekijän palkka sivukuluineen 20 € / h. Työaika 7,5 h / päivä
Hallintotyöntekijän palkka sivukuluineen 30 € / h
Yrityksen laskuttama tuntihinta 60 € / h
Työntekijöiden ajansäästö
Rakennus Oy käytti aiemmin paperisia tuntilappuja. Paperisen tuntilapun kirjaaminen vie työntekijältä keskimäärin 10 minuuttia työpäivää kohden. Yhteensä työntekijä käyttää työaikaa tuntikirjanpitoon kuukausitasolla noin 3,5 tuntia. Työntekijän palkkakustannusten ollessa 20 € / h, maksaa työnantaja palkkaa tuntiseurannan tekemisestä:
- Noin 70 € työntekijää kohden kuukaudessa.
- 10 henkilön yrityksessä 700 € kuukaudessa.
Tietysti myös työajanseurantasovelluksen kautta tuntikirjauksiin menee aikaa, mutta olemme laskeneet, että sähköinen työajanseuranta vähentää työntekijän kuluttamaa aikaa parhaimmillaan 90 %. Esimerkkiyrityksessämme 10 henkilön osalta tämä tuo säästöä:
- 630 € kuukaudessa.
- 7 560 € vuodessa.
Palkanlaskennan ja taloushallinnon säästö
Paperisten tuntilappujen kerääminen ja kirjaaminen on kuukausittainen vie aikaa ja resursseja myös yrityksen palkka- ja taloushallinnossa. Käsin täytetyt tuntiseurantalaput eivät välttämättä tule ajallaan, ja niiden perään on kyseltävä. EU:n GDPR-asetuksen myötä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ei tulisi lähettää sähköpostitse. Lopulta tunnit on ensin syötettävä sähköiseen muotoon käsin ja laskettava yhteen.
Esimerkissämme 10 työntekijän yrityksessä yhden henkilön yhden kuukauden työtuntien käsittely vie keskimäärin yhden tunnin kuukaudessa. Tämä tekee kuukaudessa 10 tuntia. Sähköisessä työajanseurannassa työvuorojen tiedot löytyvät heti pilvipalvelusta ja järjestelmä laskee tunnit automaattisesti yhteen. Raportit voidaan lähettää suoraan palkanlaskentaan. Olemme laskeneet, että hallinnon työaikaa säästyy tässä tapauksessa 9 tuntia kuukaudessa ja 108 tuntia vuodessa.
Esimerkiksi yrittäjävetoisessa yrityksessä säästynyt aika voidaan käyttää tarjousten laskentaan, toimintojen kehittämiseen, toimittajien kilpailuttamiseen tai muuhun vastaavaan, joka voi tuoda yritykselle merkittäviä tuloja ja säästöjä vuositasolla. Mikäli hallintoa on hoitamassa palkattu työntekijä, jonka palkka sivukuluineen on 30 € / h, voidaan laskea sähköisellä työajanseurantasovelluksella säästettävän:
- 270 € kuukaudessa.
- 3 240 € vuodessa.
Tuleeko kaikki tehty työ aina myös laskutettua?
Duunissa-palvelun avulla voidaan seurata työaikaa myös projekti- tai asiakaskohtaisesti. Yritys voi myös määrittää, että kaikki merkatut työtunnit tulee merkata jollekin projektille. Tämä ehkäisee tehokkaasti sitä, ettei tehtyä työtä jää laskuttamatta.
Esimerkkiyrityksemme käyttää laskutuksessaan 60 € tuntihintaa. Pienistäkin puroista voi syntyä paljon laskuttamatta jäänyttä liikevaihtoa, kuten seuraava esimerkki osoittaa. Rakennus Oy:n 10 työntekijää unohtavat manuaalisesti ja usein jälkikäteen tehtävistä tuntikirjauksista yhteensä 3 tuntia viikossa. Äkkiä ajateltuna tämä saattaa kuulostaa paljolta, mutta prosentuaalisesti se tarkoittaa 0,8 % kaikkien kymmenen työntekijän viikkotyöajasta. Kuukaudessa laskuttamatonta työtä tehdään 13,5 tuntia, josta syntyy liikevaihdon menetystä:
- 810 € kuukaudessa.
- 9 720 € vuodessa.
Kun tehdyt työtunnit ovat projektikohtaisesti heti valmiina laskutusta varten pilvipalvelussa, saadaan myös laskut lähetettyä asiakkaalle ajallaan. Maksut tulevat tilille nopeammin ja yrityksen kassanhallinta paranee. Kun yritys määrittää asetuksistaan, että tehdyt työtunnit tulee aina merkitä jollekin projektille, pienentää se riskiä unohduksille eikä tehtyä työtä jää laskuttamatta.
Duunissa-palvelussa voidaan työtuntien lisäksi kirjata myös asiakas- tai projektikohtaisesti käytettyjä tuotteita ja tarvikkeita. Nämä ovat tuoreessa muistissa, kun työntekijä merkitsee niiden käytön aina työvuoron päätteeksi, eikä kuukauden lopussa. Unohduksia ehkäistään myös tuotteiden osalta, joka varmistaa niiden oikean laskutuksen.
Duunissa-työajanseurannan käyttöönotto voi säästää Rakennus Oy:lle laskennallisesti vuositasolla seuraavasti:
- Työntekijöiden tuntikirjausten nopeutuminen: noin 7 500 €
- Hallinnon aikasäästö tuntilappujen käsittelyssä: noin 3 200 €
- Laskuttamatta jääneet tunnit: noin 9 700 €
Yhteensä vuositasolla säästöjä voi syntyä siis noin 20 000 €. Duunissa-työajanseuranta on siis kannattava investointi.
