Pieni opas työajanseurantaan

Onko työajanseuranta loistava työkalu, joka säästää yrityksen aikaa, rahaa ja resursseja vai ärsyttävä, pakollinen paha, jonka avulla esimies kyttää alaisiaan? Oikein käytettynä työajanseuranta on loistava tapa lisätä läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta niin työnantajalle kuin työntekijällekin.

Jos käytössä on vaikeakäyttöinen työajanseurannan järjestelmä, excel-pohja tai ruutuvihko ja kynä, saattaa työajanseuranta tuntua raskaalta. Työajanseuranta voidaan kuitenkin toteuttaa järkevästi helppokäyttöisellä ohjelmalla. Duunissa-ohjelman saat käyttöön jopa 10 minuutissa rekisteröitymisestä. Työajanseuranta voi olla helppoa!

Työajanseuranta – Mitä se on?

Työajanseuranta on yksinkertaisuudessaan työaikakirjanpitoa. Sen avulla erotellaan työaika ja vapaa-aika. Työajanseurannan tarkoitus on myös varmistaa, että töitä ei tehdä liikaa ja aikaa jää myös palautumiseen.

Nykyisin työajanseuranta toteutetaan helpoiten älypuhelimen sovelluksella. Toki kiinteät leimauslaitteet ovat edelleen hyödyllisiä työpaikoilla, jossa työ on sidottu tiettyyn paikkaan.

Miksi työajanseurantaa pitäisi tehdä?

Työajanseuranta luo yritykselle monia hyötyj, joista ylivoimaisesti suurimmat ovat valtava ajansäästö ja työtehon parantuminen. Yritys säästää reilusti aikaa, rahaa ja resursseja toimivan työajanseurannan avulla. Työtunnit saadaan helposti kohdennettua asiakaskohtaisesti projekteihin, eikä työtunteja jää laskuttamatta.

Työntekijä puolestaan saa työajanseurannan avulla vedettyä linjan työajan ja vapaa-ajan välille. Tehdyt ylityöt jäävät kätevästi talteen ja liukumasaldot varmistavat saldokertymän reaaliaikaisen tarkastelun. On hyvä muistaa, että työajanseuranta on myös lakisääteistä.

Ketä varten työajanseurantaa tehdään?

Lain mukaan työajanseurantaa tehdään ensisijaisesti työntekijän turvaksi. Todellisuudessa järkevästi toteutetusta ja helppokäyttöisestä työajanseurannasta hyötyvät kaikki. Työntekijä, yritys, asiakas, palkanlaskija, kirjanpitäjä ja oikeastaan kaikki muutkin yrityksen kanssa toimivat sidosryhmät.

Lakisääteinen työajanseuranta

Työajanseuranta on Suomen lain mukaan pakottavaa lainsäädäntöä ja jokaisen työntekijän työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset on kirjattava.

Sen sijaan työaikalaissa ei määritellä erikseen sitä, miten työajanseuranta pitää toteuttaa. Kätevin tapa tähän on työajanseurannan ohjelmat, joista tehdyt työtunnit voidaan viedä eri projekteille, laskutukseen ja suoraan palkanlaskentaan.

Miten valitset työajanseurannan järjestelmän?

Työajanseurannan järjestelmää valittaessa kannattaa luonnollisesti kiinnittää huomiota yrityksen omiin tarpeisiin ja palvelun ominaisuuksiin. Työajanseurantasovellus on työntekijöille päivittäinen työkalu ja sen käyttö on oltava helppoa.

Duunissa-palvelu kuuluu Lemonsoft-konserniin, jolla on useampia työajanseurannan ohjelmia. Voit vertailla eri ohjelmien ominaisuuksia täällä »

Voit myös lukea blogistamme ilmaisen ja maksullisen työajanseurannan eroista.

Työajanseurannan käyttöönotto ja käytettävyys

Työajanseurannan käyttöönotto ja käyttö on oltava helppoa. Yrityksen siirtyessä uuteen prosessiin saattaa muutos tuntua aluksi hankalalta. Työntekijä saattaa miettiä, onko tuntien syöttäminen vaikeaa? Miten muistan tehdä työaikaleimaukset? Pääkäyttäjä pohtii, miten taustajärjestelmä toimii? Hyvän ja helppokäyttöisen työajanseurannan järjestelmän kanssa nämä asiat eivät nouse ongelmaksi.

Roolit työajanseurannassa

Kuka työaikaseurantaa oikeasti käyttää? Pääkäyttäjän eli työnantajan tehtävä on säätää työajanseurantajärjestelmä sellaiseksi, että työntekijän osuudeksi jää yksinkertaisesti työaikaleimausten tekeminen ja muu tarvittava datan syöttäminen. Työntekijän työajanseurannan päivittäinen käyttö on oltava mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Lisäksi on hyvä, että työntekijä saa tarvittaessa katsottua omia työaikaraporttejaan.

Pääkäyttäjän tehtävä on tarkastella kerättyä dataa ja lähettää se eteenpäin esim. palkanmaksua ja laskutusta varten. Tarvittaessa käyttöoikeuksia voidaan antaa myös muille kuten esimerkiksi osastovastaaville, palkanlaskijalle ja kirjanpitäjälle.

Työajanseuranta & Raportit – Minne data kertyy?

Lopulta tärkein hyvän työajanseurantajärjestelmän ominaisuus on hyvä ja laaja raportointi, johon kerääntyy kaikki data työpäivän aikana tehdyistä työaikaleimauksista. Kun data kerääntyy tietoturvallisesti pilvipalveluun, säilyy se tallessa niin kauan kuin tarvitaan. Raportteja pitää pystyä tarkastelemaan yrityksen haluamalla tavalla.

Duunissa-työajanseuranta tarjoaa helppokäyttöiset ja toimivat raportit. Voit valita valmiin raporttimallin laajasta valikoimasta tai luoda raportin juuri oman yrityksen tarpeisiin sopivaksi.

Koulutus

Kun sopiva ohjelma työajanseurantaan on löytynyt, tärkein osuus on työntekijöiden perehdyttäminen ohjelman käyttöön. Työntekijöille kannattaa myös kertoa ohjelman hyödyistä ja käyttötarkoituksesta. Se vähentää epäluuloja ja muutosvastarintaa ohjelman käyttöönotossa.

Duunissa-työajanseuranta on helppo ottaa käyttöön. Raskaita ja aikaa vieviä koulutuksia ei tarvita. Helpoimmillaan työajanseuranta saadaan yritykselle käyttöön 10 minuutissa ja työntekijän tehtäväksi jää painaa työpäivän alkaessa ”aloita työvuoro” ja lopettaessa ”lopeta työvuoro”.

Tuki

Ymmärrämme, että tukea järjestelmän käytössä joskus tarvitaan. Siksi tarjoamme nopean tukipalvelun puhelimitse ja netissä chatin välityksellä. Katso yhteystiedot täältä »

Tervetuloa kokeilemaan helppoa työajanseurantaa!

Työajanseurantajärjestelmä ja tietosuoja

Työajanseurantasovellusten yleistyessä nousee yhä useammin esille kysymys työntekijän teknisestä paikantamisesta osana työajanseurantapalvelua. Työntekijän sijaintitiedon tallennuksessa on aina kysymys henkilötietojen käsittelystä ja siksi siinä tulee huomioida sekä laki yksityisyydensuojasta työelämässä että EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Mielenkiintoinen ennakkotapaus asiasta saatiin heinäkuussa 2021, kun tietosuojavaltuutetun toimisto antoi päätöksen tapauksessa, joka koski suomalaisen korkeakoulun työajanseurannassa kerättyjen sijaintitietojen lainmukaisuutta. Tapauksessa korkeakoululle määrättiin seuraamusmaksu tarpeettomasta sijaintitietojen käsittelystä. Huomionarvoista on, että työntekijöiden antama suostumus ei riittänyt päätöksessä syrjäyttämään tietosuojalain mukaista tarpeellisuusvaatimusta. Suostumusta ei siis katsottu lailliseksi käsittelyperusteeksi sijaintitiedon keräämiseen.

Mitä työnantajan tulee tietää ja ottaa huomioon, jotta työajanseurannan henkilötietojen käsittely on lainmukaista?

Saako siis sijaintietoa käyttää työajanseurantajärjestelmässä lainkaan hyväksi, jos työntekijän suostumuskaan ei täytä laillisuusperiaatetta? Lyhyt vastaus: saa. Työnantajan täytyy olla vain huolellinen ja ymmärtää sekä työntekijän että yrityksen oikeudet ja oman toiminnan luonne. Tämä on lisäksi laajennettavissa hyväksi perusohjeeksi kaikessa henkilötietojen keräämisessä. Kaikkien henkilötietojen käsittely edellyttää aina tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Yksinkertaistaen tämä tarkoittaa sitä, että sellaista henkilötietoa, mitä yritys ei tarvitse omien velvoitteidensa täyttämiseksi, ei saa työntekijöistä kerätä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on antanut muutamia esimerkkejä siitä, millainen on esimerkiksi työajanseurantajärjestelmässä sovellettava laillinen käsittelyperuste. Tällaisia ovat esimerkiksi työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen sekä resurssien kohdentaminen oikeaan paikkaan. Työajan seurannassa ja muissa työoikeudellisten velvoitteiden valvonnassa sijaintitiedon käsittely on mahdollista, jos työntekijä tekee työtä kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa, eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja. Jos työajanseurantapalveluun liittyvää paikannusta on tarkoitus käyttää työajan valvontaan ja seurantaan, tulee se määritellä etukäteen paikantamisen käyttötarkoitukseksi.

Yhteistoimintamenettely ja vaikutusten arviointi avain hyvään sijaintitietojen käsittelyyn

Työnantajan tulee muistaa, että työajanseurantaohjelmassa toteutettava paikannus on teknistä valvontaa, joka tulee käydä työpaikan yhteistoimintamenettelyissä läpi. Tämä tarkoittaa käytännössä yhteisten pelisääntöjen luomista paikannukselle. Asia tulee saattaa tietoon ja käydä läpi työajanseurannan paikannukseen liittyvät käytännöt ja säännöt. Matkapuhelimen avulla tapahtuva paikantaminen vaatii lisäksi sähköisen viestinnän palvelulain mukaisen suostumuksen.

Yhtä tärkeää on suorittaa ennen sijaintitietojen käsittelyä vaikutusten arviointi. Siinä kuvataan henkilötietojen käsittelyä ja arvioidaan käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhtaisuutta sekä riskejä. Tavoitteena on arvioida, onko henkilötietojen käsittelystä aiheutuva riski oikeutettu ja hyväksyttävissä käsillä olevissa olosuhteissa.

Sijaintitietojen käsittely Duunissa-palvelussa

Myös Duunissa-työajanseurannassa on mahdollista tallentaa työvuoroleimauksiin sijaintitieto. Tärkeää on ymmärtää, ettei palvelu ja sovellukset missään nimessä seuraa työntekijää jatkuvasti, vaan tuntikirjaus sisältää ainoastaan leimausajankohdan hetkellisen sijainnin.

Kuten edellä on kuvattu, sijaintitiedon kerääminen on sähköisen työajanseurannan avulla täysin mahdollista lain mukaan, kunhan valmistelut tähän tehdään huolellisesti. Autamme asiakkaitamme mielellämme paitsi sijaintitiedon, myös muun henkilötiedon keräämiseen liittyvissä kysymyksissä Duunissa-palveluun liittyen.

Tärkeää on myös, että sijaintitiedon keräämisen saa tarvittaessa asetuksista poistettua. Näin yritys ei tule vahingossa keränneeksi sijaintitietoa, jonka käsittelyyn sillä ei ole perustetta. Lisäksi palvelussamme on mahdollista poistaa sijaintitietoja massapoistona niistä työvuoroista, joissa niiden säilyttäminen ei ole enää tarkoituksenmukaista. Näin kaikkien osapuolten oikeudet on huomioitu mahdollisimman hyvin palvelussamme.

Työajanseuranta auttaa työelämän muutosten keskellä

Maanantaina etätyöpäivä kotoa käsin. Tiistaina asiakaspalaveri matkoineen 1 h 20 min. Keskiviikkona kesken päivän esimiehen kanssa sovittu henkilökohtainen meno 12.00–12.45. Perjantaina työterveyslääkärikäynti matkoineen 8.00–9.05 ja myyntitapaaminen 13.00–14.45. Viikon päätteeksi työtuntimäärä 39 h 10 min ja työaikapankin kertymä 1 h 40 min plussan puolella.

Nykyisin hyvin normaali työviikko sisältää paljon tapahtumia, jotka voivat tuottaa päänvaivaa työajanseurannassa. Monella työpaikalla hybridityö on jo arkipäivää. Etätöiden lisäksi asiakastapaamiset ja matkat, lääkärikäynnit, sairaan lapsen hoidot sekä muut tapahtumat sekoittavat päivärytmiä, eikä työajanseuranta voi pitää sisällään ainoastaan ”linjastolla” istuttua aikaa tai työpaikan eteiseen sijoitetun leimauslaitteeseen leimauksia.

Työajanseuranta saatetaan yhdistää synonyyminomaisesti työajanvalvontaan. Toki valvonta on osa kokonaisuutta, onhan työnantajalla sekä työturvallisuuden ylläpitämiseksi että työaikalain täyttämiseksi velvollisuus valvoa sekä työtä että työaikaa. Ongelma onkin usein se, millaisena valvonta nähdään ja miten työajanseurannan muuttuneet menetelmät tuodaan yritykseen sisään.

Kysymyksen ei onneksi tarvitse olla vastakkainasettelusta työntekijän ja työnantajan välillä. On lopulta kaikkien osapuolten etu ja turva, että työaikakirjanpito on tehty luotettavasti. Luotettava mittaaminen edesauttaa liukumien ja etätyömahdollisuuksien laajentamista yrityksissä, joka taas luo työhyvinvointia ja tyytyväisyyttä. Kertynyt tieto auttaa myös työntekijää ja työnantajaa tehostamaan toimintatapoja. Voisinko esimerkiksi itse saada enemmän rästitehtäviä tehtyä, jos pyrkisin järjestämään tapaamisia enemmän etäpalavereina ja kuluttaisin vähemmän aikaa matkoihin?

Työajanseuranta on lakisääteistä. Mutta kaiken pakollisen ei tarvitse olla hankalaa ja työlästä. Kun työajanseuranta suunnitellaan heti alusta yrityksen ja työntekijöiden tarpeisiin, pystytään ottamaan huomioon niin osa-aikatyöt, ylityöt, etätyöt, projektien ja asiakkaiden tuntiseuranta kuin muutkin vaatimukset. Tällöin pakosta liikkeelle lähtenyt muutos voi lopulta edesauttaa yrityksen työtyytyväisyyttä sekä tehostaa toimintatapoja tuoden lopulta rahanarvoista etua.