Työajanseuranta. Siinä on sana, joka saattaa herättää monenlaisia tunteita. Onko työajanseuranta loistava työkalu, joka säästää yrityksen aikaa, rahaa ja resursseja vai ärsyttävä, pakollinen paha, jonka avulla esimieheni kyttää tekemisiäni? Oikein käytettynä työajanseuranta on loistava tapa lisätä läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta niin pääkäyttäjälle kuin työntekijällekin.
Jos käytössä on vaikeakäyttöinen työajanseuranta-järjestelmä tai vanhanaikainen excel-pohja tai ruutuvihko ja kynä, saattaa työajanseuranta tuntua raskaalta. Työajanseuranta voidaan kuitenkin toteuttaa järkevästi helppokäyttöisellä työajanseuranta-palvelulla. Työajanseuranta saadaan käyttöön jopa 10 minuutissa rekisteröitymisestä. Työajanseuranta siis todellakin voi olla helppoa!
Työajanseuranta – Mitä se on?
Työajanseuranta on yksinkertaisuudessaan työaikakirjanpitoa. Sen avulla erotellaan työaika ja vapaa-aika. Työajanseurannan tarkoitus on myös varmistaa, että töitä ei tehdä liikaa ja aikaa jää myös palautumiseen. Perinteisesti työajanseuranta on hoidettu kiinteissä kohteissa kellokortti-tyyppisillä mekaanisilla leimauslaitteilla. Työelämä on käynyt viimeisen muutaman vuoden aikana valtavaa murrosta ja tarve järkevälle työaikakirjanpidolle on entistäkin suurempi.
Nykyisin työajanseuranta toteutetaan järkevimmin mobiilissa esimerkiksi työntekijän omalla mobiililaitteella. Toki kiinteän leimauslaitteen tarve on edelleen olemassa, mutta myös ne toimivat nykyisin mekaanisen leimauksen sijasta sähköisesti ja reaaliaikaisesti.
Miksi työajanseurantaa pitäisi tehdä?
Työajanseuranta luo yritykselle monia hyötyjä, joista ylivoimaisesti suurimmat ovat valtava ajansäästö ja työtehon parantuminen. Yritys säätää reilusti aikaa, rahaa ja resursseja toimivan työajanseurannan avulla. Työtunnit saadaan helposti kohdennettua asiakaskohtaisesti projekteihin laskutusta helpottamaan. Työntekijä puolestaan saa työajanseurannan avulla vedettyä linjan työajan ja vapaa-ajan välille. Tehdyt ylityöt jäävät kätevästi talteen ja liukumasaldot varmistavat saldokertymän reaaliaikaisen tarkastelun. On hyvä muistaa, että työajanseuranta on myös lakisääteistä.
Ketä varten työajanseurantaa tehdään?
Lain mukaan työajanseurantaa tehdään ensisijaisesti työntekijän turvaksi. Todellisuudessa järkevästi toteutetusta ja helppokäyttöisestä työajanseurannasta hyötyvät kaikki. Työntekijä, yritys, asiakas, palkanlaskija, kirjanpitäjä ja oikeastaan kaikki muutkin yrityksen kanssa toimivat sidosryhmät. Työntekijälle työajanseuranta on ajankäytöllinen turva vapaa-ajan ja työajan välille. Helppokäyttöisen työajanseurannan avulla työntekijä myös säästää aikaa verrattuna esim. paperisten tuntilappujen täyttämisen sijasta.
Yritys säästää aikaa ja resursseja, kun työtunnit saadaan reaaliajassa kerättyä pilvipalveluun ja työtunnit kohdistetaan oikein projekteihin. Työtunteja ei jää laskuttamatta. Palkanlaskija saa suoraan samasta pilvipalvelusta raportit työtunneista palkanmaksua varten. Olemme tehneet kattavan laskelman siitä, miten aikaa, rahaa ja muita resursseja säästetään toimivan työajanseurannan avulla. Katso blogi-kirjoituksemme aiheesta täältä.
Lakisääteinen työajanseuranta
Onko työajanseuranta todella pakollista? Kyllä. Työajanseuranta on Suomen lain mukaan pakottavaa lainsäädäntöä ja jokaisen työntekijän työtunneista on pidettävä reaaliaikaista kirjanpitoa. Kysymys työaikaseurannan pakollisuudesta herää edelleen usein esimerkiksi pienissä mikroyrityksissä ja varsinkin silloin, jos yrityksessä työskennellään työehtosopimusten ulkopuolella. Siitä huolimatta työaikalaki velvoittaa varsin yksiselitteisesti työnantajaa järjestämään työpaikan työajanseurannan.
Työajanseurantaa ei kannata kuitenkaan nähdä pakollisena pakkona vaan työkaluna, joka hyödyttää niin työnantajaa kuin työntekijää. Työaikalainsäädäntö on lähtökohtaisesti tarkoitettu työntekijöiden oikeuksien suojelemiseksi, mutta toisaalta se hyödyttää selvästi myös työnantajaa monella tavalla. Työtunneista saadaan tarkempaa tietoa hyvän työajanseurantajärjestelmän avulla jopa reaaliaikaisesti. Tehtyjä työtunteja on helpompi kohdistaa projekteihin asiakkaittain laskutusta varten.
Työajanseuranta ja laki
Suomen lain mukaan työajanseuranta on lakisääteinen vaatimus kaikille yrityksille. Työaikalaki sanoo, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset työntekijöittäin.
Mitä laki sanoo työajanseurannnasta?
Työaikalaissa ei määritellä erikseen sitä, miten työajanseuranta pitää toteuttaa. Perusajatuksena voidaan kuitenkin pitää sitä, että kaikki tarvittavat tiedot merkitään työajanseurantaan selkeästi. Näitä tarvittavia tietoja ovat mm. kaikki tehdyt työtunnit eli säännölliset työtunnit sekä lisätyötunnit ja niistä suoritetut korvaukset. Työnantajan velvollisuus on huolehtia, että työajanseuranta tehdään oikein, ja että se on tarvittaessa saatavilla työntekijän, luottamusmiehen tai työsuojeluvaltuutetun niin pyytäessä. Suomen työaikalaki on luettavissa täältä.
Työelämän muutokset ja työajanseuranta
Viimeisen muutaman vuoden aikana työelämä on kokenut valtavan muutoksen. Suomessa moni työntekijä teki etätöitä korona-aikana. Työajan ja vapaa-ajan välinen ero on saattanut olla erittäin häilyvä. Normaali työviikko pitää sisällään paljon erilaisia tapahtumia. Saatetaan olla osittain toimistolla ja osittain etätöissä. On palavereita, matkustusta, poissaoloja yms. tapahtumia työpäivän sisällä. Liikkuva työntekijä puolestaan saattaa työpäivän aikana käydä kymmenissä eri kohteissa ja kaikki työtunnit pitäisi saada kohdistettua oikeisiin projekteihin laskutusta varten.
Työajanseuranta ja GPS-paikannus
Työajanseurantasovellusten yleistyessä nousee yhä useammin esille kysymys työntekijän teknisestä paikantamisesta osana työajanseurantapalvelua. Työntekijän sijaintitiedon tallennuksessa on aina kysymys henkilötietojen käsittelystä ja siksi siinä tulee huomioida sekä laki yksityisyydensuojasta työelämässä että EU:n yleinen tietosuoja-asetus.
Työantajan tulee ottaa huomioon tiettyjä asioita työajanseurannan GPS-seurannasta. Saako GPS-sijainteja edes kerätä? Lyhyt vastaus: saa. Lue tarkempi blogi-kirjoituksemme työajanseurannasta ja GPS-paikkannuksesta täältä.
Työajanseurannan toteuttaminen
Tapoja toteuttaa työajanseuranta on monia. Kiinteissä kohteissa käytetään leimauslaitetta ja liikkuvalle työntekijälle jotain muuta. Jotain muuta voi olla mitä vain ruutupaperin, excelin tai sähköisen työajanseurantajärjestelmän välillä. Yrityksen kannattaakin miettiä tarkasti, minkälainen oma tarve työajanseurannalle on? Minkälaista dataa työpäivästä halutaan oikeasti kerätä?
Miten toteutat työajanseurannan järkevästi?
Työajanseurannan järkevä toteuttaminen on yrityksen sisäinen asia. Pienelle yritykselle riittää kevyempi tapa kuin yritykselle, jossa on 100 työntekijää. Liikkuvat työntekijät tarvitsevat erilaisen järjestelmän kuin tehtaalla työskentelevät. Järkevin tapa toteuttaa työajanseuranta on ottaa käyttöön ammattilaisen suunnittelema järjestelmä. Hyvä järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön jo siinä vaiheessa, kun työntekijämäärä on pieni. Kun prosessi työajanseurannan osalta on kunnossa jo yrityksen alkutaipaleella, selventää se toimintatapoja myös jatkossa. Lisäksi järjestelmä on nopeampi ottaa käyttöön muutaman työtekijän kanssa ja lisätä työtekijöitä matkan varrella. Hyvä työajanseuranta-järjestelmä myös kasvaa yrityksenne mukana tarpeiden muuttuessa.
Kirjaisinko työajat kuitenkin käsin?
Työtuntien kirjaaminen käsin ruutupaperille tai tuntilapulle saattaa houkuttaa helppoudellaan. Tuntilappuja voidaan kirjata manuaalisti myös sähköiseen muotoon esim. Excelin avulla. Ennemmin tai myöhemmin huomataan kuitenkin, että niiden täyttäminen vie liikaa aikaa niin työntekijältä kuin työantajalta. Unohda siis paperiset tuntilaput ja excelit suosiolla.
Mitä työajanseuranta maksaa?
Hyvä työajanseurantajärjestelmä maksaa todennäköisesti jotain. Kustannuksen takia ei kannata kuitenkaan jättää ottamatta työajanseurantajärjestelmää käyttöön. On 100% varmaa, että laadukkaasti toteutettu työajanseuranta säästää rahaa yritykselle. Hyvän työajanseurantajärjestelmän avulla yritys säästää aikaa, rahaa ja resursseja. Duunissa.fi – palvelun hinnoittelun löydät täältä.
Miten valitset työajanseuranta-järjestelmän?
Sähköistä työajanseurantajärjestemää valittaessa kannattaa luonnollisesti kiinnittää huomiota yrityksen omiin tarpeisiin ja palvelun ominaisuuksiin, mutta myös palvelun helppokäyttöisyyteen; työajanseurantasovellus on työntekijöille päivittäinen työkalu ja sen käyttö on oltava helppoa.
Työajanseurannan käyttöönotto ja käytettävyys
Työajanseurannan käyttöönotto ja käyttö on oltava helppoa. Yrityksen siirtyessä uuteen prosessiin saattaa muutos tuntua aluksi hankalalta. Työntekijä saattaa miettiä, onko tuntien syöttäminen vaikeaa? Miten muistan tehdä työaikaleimaukset? Pääkäyttäjä pohtii, miten taustajärjestelmä toimii? Hyvän ja helppokäyttöisen työajanseuranta-järjestelmän kanssa nämä asiat eivät nouse ongelmaksi.
Roolit työajanseurannassa
Kuka työaikaseurantaa oikeasti käyttää? Pääkäyttäjän eli työnantajan tehtävä on säätää työajanseurantajärjestelmä sellaiseksi, että työntekijän osuudeksi jää yksinkertaisesti työaikaleimausten tekeminen ja muu tarvittava datan syöttäminen. Työntekijän työajanseurannan päivittäinen käyttö on oltava mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Lisäksi on hyvä, että työntekijä saa tarvittaessa katsottua omia työaikaraporttejaan.
Pääkäyttäjän tehtävä on tarkastella kerättyä dataa ja lähettää se eteenpäin esim. palkanmaksua ja laskutusta varten. Tarvittaessa käyttöoikeuksia voidaan antaa myös muille kuten esimerkiksi osastovastaaville, palkanlaskijalle ja kirjanpitäjälle.
Työajanseurannan ominaisuudet
On tärkeää selvittää, että valitussa työajanseurantajärjestelmässä on haluamanne ominaisuudet. On tärkeää tiedostaa, minkälaisia ominaisuuksia järjestelmältä vaaditaan? Helpon tuntikirjausjärjestelmän tuntien kohdistaminen projekteittain saattaa olla yritykselle olennaista laskutusta varten. Sijantiominaisuudet ovat joillekin tärkeitä ja toiset eivät halua niitä käyttää. Työajanseurannan lisäksi työvuoron yhteydessä käytetyt tuotteet saatetaan haluta näkyviin raportteihin. Käytetäänkö liukumia ja työaikapankkia? Miten korvaukset ja poissaolot kertyvät? Käytetäänkö pyöristyksiä? Tarvitaanko tietoa tauoista ja matkoista? Halutaanko antaa käyttöoikeuksia lisäpääkäyttäjille tai palkanlaskijalle?
Työajanseuranta & Raportit – Minne data kertyy?
Lopulta tärkein hyvän työajanseurantajärjestelmän ominaisuus on hyvä ja laaja raportointi, johon kerääntyy kaikki data työpäivän aikana tehdyistä työaikaleimauksista. Kun data kerääntyy tietoturvallisesti pilvipalveluun, säilyy se tallessa niin kauan kuin tarvitaan. Raportteja pitää pystyä tarkastelemaan yrityksen haluamalla tavalla.
Duunissa.fi – työajanseurantapalvelussa olemme kiinnittäneet erityistä huomioita raporttien helppokäyttöisyyteen ja toimivuuteen. Tarjoamme laajan valikoiman valmiita raporttimalleja ja lisäksi vapaan sarakevalinnan, jonka avulla luot ja tallennat helposti custom-raportin juuri haluamaanne tarpeeseen.
Koulutus
Kun sopiva palvelu työajanseurantaa varten on löytynyt, tärkein osuus on työntekijöiden kouluttaminen palveluun. Suurin yksittäinen syy sille, että työajanseurantapalvelun tai minkä tahansa muun uuden järjestelmän käyttöönotto epäonnistuu, on työntekijöiden vaillinainen perehdytys. Samalla kun työntekijät kouluttaa, on hyvä myös viestiä siitä, mitä hyötyjä palvelun käyttöönotosta on sekä yritykselle että työntekijöille. Koulutus ja viestintä palvelusta liennyttää epäluuloja mutta myös vähentää erilaisia leimausvirheitä ja tarvetta manuaalisille korjauksille käytön alkuvaiheessa. Duunissa.fi – työajanseurantapalvelun käyttö on erittäin helppoa. Raskaita ja aikaa vieviä koulutuksia ei tarvita. Helpoimmillaan työajanseuranta saadaan yritykselle käyttöön 10 minuutissa ja työntekijän tehtäväksi jää painaa työpäivän alkaessa ”aloita työvuoro” ja lopettaessa ”lopeta työvuoro”.
Tuki
Ymmärrämme, että tukea järjestelmän käytössä joskus tarvitaan. Siksi tarjoamme nopean tukipalvelun puhelimitse ja netissä chatin välityksellä.
Tervetuloa kokeilemaan helppoa työajanseurantaa osoitteessa www.duunissa.fi.
Miikka Lindén
Founder of Korttilinna Oy – Duunissa.fi
