Pieni opas työajanseurantaan

Onko työajanseuranta loistava työkalu, joka säästää yrityksen aikaa, rahaa ja resursseja vai ärsyttävä, pakollinen paha, jonka avulla esimies kyttää alaisiaan? Oikein käytettynä työajanseuranta on loistava tapa lisätä läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta niin työnantajalle kuin työntekijällekin.

Jos käytössä on vaikeakäyttöinen työajanseurannan järjestelmä, excel-pohja tai ruutuvihko ja kynä, saattaa työajanseuranta tuntua raskaalta. Työajanseuranta voidaan kuitenkin toteuttaa järkevästi helppokäyttöisellä ohjelmalla. Duunissa-ohjelman saat käyttöön jopa 10 minuutissa rekisteröitymisestä. Työajanseuranta voi olla helppoa!

Työajanseuranta – Mitä se on?

Työajanseuranta on yksinkertaisuudessaan työaikakirjanpitoa. Sen avulla erotellaan työaika ja vapaa-aika. Työajanseurannan tarkoitus on myös varmistaa, että töitä ei tehdä liikaa ja aikaa jää myös palautumiseen.

Nykyisin työajanseuranta toteutetaan helpoiten älypuhelimen sovelluksella. Toki kiinteät leimauslaitteet ovat edelleen hyödyllisiä työpaikoilla, jossa työ on sidottu tiettyyn paikkaan.

Miksi työajanseurantaa pitäisi tehdä?

Työajanseuranta luo yritykselle monia hyötyj, joista ylivoimaisesti suurimmat ovat valtava ajansäästö ja työtehon parantuminen. Yritys säästää reilusti aikaa, rahaa ja resursseja toimivan työajanseurannan avulla. Työtunnit saadaan helposti kohdennettua asiakaskohtaisesti projekteihin, eikä työtunteja jää laskuttamatta.

Työntekijä puolestaan saa työajanseurannan avulla vedettyä linjan työajan ja vapaa-ajan välille. Tehdyt ylityöt jäävät kätevästi talteen ja liukumasaldot varmistavat saldokertymän reaaliaikaisen tarkastelun. On hyvä muistaa, että työajanseuranta on myös lakisääteistä.

Ketä varten työajanseurantaa tehdään?

Lain mukaan työajanseurantaa tehdään ensisijaisesti työntekijän turvaksi. Todellisuudessa järkevästi toteutetusta ja helppokäyttöisestä työajanseurannasta hyötyvät kaikki. Työntekijä, yritys, asiakas, palkanlaskija, kirjanpitäjä ja oikeastaan kaikki muutkin yrityksen kanssa toimivat sidosryhmät.

Lakisääteinen työajanseuranta

Työajanseuranta on Suomen lain mukaan pakottavaa lainsäädäntöä ja jokaisen työntekijän työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset on kirjattava.

Sen sijaan työaikalaissa ei määritellä erikseen sitä, miten työajanseuranta pitää toteuttaa. Kätevin tapa tähän on työajanseurannan ohjelmat, joista tehdyt työtunnit voidaan viedä eri projekteille, laskutukseen ja suoraan palkanlaskentaan.

Miten valitset työajanseurannan järjestelmän?

Työajanseurannan järjestelmää valittaessa kannattaa luonnollisesti kiinnittää huomiota yrityksen omiin tarpeisiin ja palvelun ominaisuuksiin. Työajanseurantasovellus on työntekijöille päivittäinen työkalu ja sen käyttö on oltava helppoa.

Duunissa-palvelu kuuluu Lemonsoft-konserniin, jolla on useampia työajanseurannan ohjelmia. Voit vertailla eri ohjelmien ominaisuuksia täällä »

Voit myös lukea blogistamme ilmaisen ja maksullisen työajanseurannan eroista.

Työajanseurannan käyttöönotto ja käytettävyys

Työajanseurannan käyttöönotto ja käyttö on oltava helppoa. Yrityksen siirtyessä uuteen prosessiin saattaa muutos tuntua aluksi hankalalta. Työntekijä saattaa miettiä, onko tuntien syöttäminen vaikeaa? Miten muistan tehdä työaikaleimaukset? Pääkäyttäjä pohtii, miten taustajärjestelmä toimii? Hyvän ja helppokäyttöisen työajanseurannan järjestelmän kanssa nämä asiat eivät nouse ongelmaksi.

Roolit työajanseurannassa

Kuka työaikaseurantaa oikeasti käyttää? Pääkäyttäjän eli työnantajan tehtävä on säätää työajanseurantajärjestelmä sellaiseksi, että työntekijän osuudeksi jää yksinkertaisesti työaikaleimausten tekeminen ja muu tarvittava datan syöttäminen. Työntekijän työajanseurannan päivittäinen käyttö on oltava mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Lisäksi on hyvä, että työntekijä saa tarvittaessa katsottua omia työaikaraporttejaan.

Pääkäyttäjän tehtävä on tarkastella kerättyä dataa ja lähettää se eteenpäin esim. palkanmaksua ja laskutusta varten. Tarvittaessa käyttöoikeuksia voidaan antaa myös muille kuten esimerkiksi osastovastaaville, palkanlaskijalle ja kirjanpitäjälle.

Työajanseuranta & Raportit – Minne data kertyy?

Lopulta tärkein hyvän työajanseurantajärjestelmän ominaisuus on hyvä ja laaja raportointi, johon kerääntyy kaikki data työpäivän aikana tehdyistä työaikaleimauksista. Kun data kerääntyy tietoturvallisesti pilvipalveluun, säilyy se tallessa niin kauan kuin tarvitaan. Raportteja pitää pystyä tarkastelemaan yrityksen haluamalla tavalla.

Duunissa-työajanseuranta tarjoaa helppokäyttöiset ja toimivat raportit. Voit valita valmiin raporttimallin laajasta valikoimasta tai luoda raportin juuri oman yrityksen tarpeisiin sopivaksi.

Koulutus

Kun sopiva ohjelma työajanseurantaan on löytynyt, tärkein osuus on työntekijöiden perehdyttäminen ohjelman käyttöön. Työntekijöille kannattaa myös kertoa ohjelman hyödyistä ja käyttötarkoituksesta. Se vähentää epäluuloja ja muutosvastarintaa ohjelman käyttöönotossa.

Duunissa-työajanseuranta on helppo ottaa käyttöön. Raskaita ja aikaa vieviä koulutuksia ei tarvita. Helpoimmillaan työajanseuranta saadaan yritykselle käyttöön 10 minuutissa ja työntekijän tehtäväksi jää painaa työpäivän alkaessa ”aloita työvuoro” ja lopettaessa ”lopeta työvuoro”.

Tuki

Ymmärrämme, että tukea järjestelmän käytössä joskus tarvitaan. Siksi tarjoamme nopean tukipalvelun puhelimitse ja netissä chatin välityksellä. Katso yhteystiedot täältä »

Tervetuloa kokeilemaan helppoa työajanseurantaa!