Työajanseuranta on Suomen lain mukaan pakottavaa lainsäädäntöä ja jokaisen työntekijän työtunneista on pidettävä reaaliaikaista kirjanpitoa. Kysymys työaikaseurannan pakollisuudesta herää edelleen usein esimerkiksi pienissä mikroyrityksissä ja varsinkin silloin, jos yrityksessä työskennellään työehtosopimusten ulkopuolella. Siitä huolimatta työaikalaki velvoittaa varsin yksiselitteisesti työnantajaa järjestämään työpaikan työajanseurannan. Lisäksi työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä. Työntekijän lisäksi työaikakirjanpitoa voi kysyä esimerkiksi työsuojeluviranomainen työsuojelutarkastuksen yhteydessä. Työaikalainsäädäntö on lähtökohtaisesti tarkoitettu työntekijöiden oikeuksien suojelemiseksi. Viimeisimmät muutokset lakiin tehtiin 2020, kun siihen lisättiin kohtia esimerkiksi työajan joustoista ja etätyöstä. Muutokset tähtäsivät siihen, että laki ottaisi paremmin huomioon työelämässä tapahtuneet muutokset.
Työajanseurannan pakottavuudesta sen kannattavuuteen
Työajanseuranta nähdään turhan usein pakollisena pahana. Pakon sijasta toimiva työajanseurantajärjestelmä kannattaa kuitenkin ymmärtää oleellisena osana työn suorittamista niin, että se myös huolehtii sekä työantajan että työntekijän oikeuksista ja velvollisuuksista ja rakentaa näin luottamusta yhteisiin sääntöihin työpaikalla.
Esimerkiksi työntekijän näkökulmasta työajanseurantajärjestelmä voidaan joskus kokea kyttäämiseksi, mutta asiaa kannattaa ennemmin tulkita niin, että luotettava työajanseuranta varmistaa myös työntekijän riittävän levon ja palautumisen. Lisäksi mahdolliset ylityöt ja työaikaliukumat tulevat työaikakirjanpidossa varmasti huomioitua.
Edellä mainittu työntekijän parempi jaksaminen hyödyttää tietysti myös työnantajaa, mutta työajanseurannalla on hallinnollisesti myös muita hyötyjä. Esimerkiksi työresursseja voidaan kohdentaa paremmin, paljon työaikaa vaativia projekteja ja työvaiheita voidaan tunnistaa ja tehostaa. Myös kaikki laskutuksen ja palkkahallinnon raportit ovat reaaliaikaisesti ladattavissa. Näin yritys voi lisätä merkittävästikin tuottavuuttaan sille soveltuvalla työajanseurantajärjestelmällä.
Joskus törmää vielä huoleen muutosvastarinnasta. Jos muutosvastaisuutta esiintyy, siihen kannattaa suhtautua tietysti kunnioittavasti, mutta kokemuksemme mukaan, kun työaikaseuranta tulee arkiseksi osaksi työtä, sen aiempi puuttuminen unohdetaan nopeasti. Käyttöönottovaiheessa kannattaa kuitenkin viestiä selkeästi ja avoimesti käyttöönoton syistä ja positiivisista puolista, sekä varsinkin sen teknisestä toteutuksesta.
Miten työajanseuranta kannattaa järjestää? Sähköiseen työaikakirjanpitoon siirtyminen
Työaikalaki ei ota kantaa siihen, miten työajanseuranta tulee järjestää. Periaatteessa työaikakirjanpito voi olla ruutuvihko ja kynä, mutta luonnollisesti Duunissa.fi-työajanseurantajärjestelmänkin olemassaolo perustuu sille ajatukselle, että palvelumme tuottaa asiakkaillemme enemmän kuin sen käyttömaksut ovat. Sähköistä työajanseurantajärjestemää valittaessa kannattaa luonnollisesti kiinnittää huomiota yrityksen omiin tarpeisiin ja palvelun ominaisuuksiin, mutta myös palvelun helppokäyttöisyyteen; työajanseurantasovellus on työntekijöille päivittäinen työkalu. Kun sopiva palvelu on löytynyt, tärkein osuus on työntekijöiden kouluttaminen palveluun. Suurin yksittäinen syy sille, että työajanseurantapalvelun tai minkä tahansa muun uuden järjestelmän käyttöönotto epäonnistuu, on työntekijöiden vaillinainen perehdytys. Samalla kun työntekijät kouluttaa, on hyvä myös viestiä siitä, mitä hyötyjä palvelun käyttöönotosta on sekä yritykselle että työntekijöille. Koulutus ja viestintä palvelusta liennyttää epäluuloja mutta myös vähentää erilaisia leimausvirheitä ja tarvetta manuaalisille korjauksille käytön alkuvaiheessa.
