Työajanseuranta auttaa työelämän muutosten keskellä

Maanantaina etätyöpäivä kotoa käsin. Tiistaina asiakaspalaveri matkoineen 1 h 20 min. Keskiviikkona kesken päivän esimiehen kanssa sovittu henkilökohtainen meno 12.00–12.45. Perjantaina työterveyslääkärikäynti matkoineen 8.00–9.05 ja myyntitapaaminen 13.00–14.45. Viikon päätteeksi työtuntimäärä 39 h 10 min ja työaikapankin kertymä 1 h 40 min plussan puolella.

Nykyisin hyvin normaali työviikko sisältää paljon tapahtumia, jotka voivat tuottaa päänvaivaa työajanseurannassa. Monella työpaikalla hybridityö on jo arkipäivää. Etätöiden lisäksi asiakastapaamiset ja matkat, lääkärikäynnit, sairaan lapsen hoidot sekä muut tapahtumat sekoittavat päivärytmiä, eikä työajanseuranta voi pitää sisällään ainoastaan ”linjastolla” istuttua aikaa tai työpaikan eteiseen sijoitetun leimauslaitteeseen leimauksia.

Työajanseuranta saatetaan yhdistää synonyyminomaisesti työajanvalvontaan. Toki valvonta on osa kokonaisuutta, onhan työnantajalla sekä työturvallisuuden ylläpitämiseksi että työaikalain täyttämiseksi velvollisuus valvoa sekä työtä että työaikaa. Ongelma onkin usein se, millaisena valvonta nähdään ja miten työajanseurannan muuttuneet menetelmät tuodaan yritykseen sisään.

Kysymyksen ei onneksi tarvitse olla vastakkainasettelusta työntekijän ja työnantajan välillä. On lopulta kaikkien osapuolten etu ja turva, että työaikakirjanpito on tehty luotettavasti. Luotettava mittaaminen edesauttaa liukumien ja etätyömahdollisuuksien laajentamista yrityksissä, joka taas luo työhyvinvointia ja tyytyväisyyttä. Kertynyt tieto auttaa myös työntekijää ja työnantajaa tehostamaan toimintatapoja. Voisinko esimerkiksi itse saada enemmän rästitehtäviä tehtyä, jos pyrkisin järjestämään tapaamisia enemmän etäpalavereina ja kuluttaisin vähemmän aikaa matkoihin?

Työajanseuranta on lakisääteistä. Mutta kaiken pakollisen ei tarvitse olla hankalaa ja työlästä. Kun työajanseuranta suunnitellaan heti alusta yrityksen ja työntekijöiden tarpeisiin, pystytään ottamaan huomioon niin osa-aikatyöt, ylityöt, etätyöt, projektien ja asiakkaiden tuntiseuranta kuin muutkin vaatimukset. Tällöin pakosta liikkeelle lähtenyt muutos voi lopulta edesauttaa yrityksen työtyytyväisyyttä sekä tehostaa toimintatapoja tuoden lopulta rahanarvoista etua.