Miksi valita maksullinen työajanseurannan ohjelma?

Työajanseuranta on Suomen lain mukaan pakollista ja jokaisen työntekijän työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset on kirjattava. Sen sijaan työaikalaissa ei määritellä erikseen sitä, miten työajanseuranta pitää toteuttaa.

Työajanseurannan ohjelmaa valittaessa kannattaa pohtia mitä ominaisuuksia yrityksesi tarvitsee. Jos on tarvetta vain kirjata työaika, milloin työntekijät tulevat töihin ja koska lähtevät, niin tähän riittää excel-taulukko tai ilmaiset työajanseurannan ohjelmat.

Mutta jos haluat säästää aikaa, rahaa ja vaivaa, tai varmistaa, että työaikalakia ja työehtosopimusta noudatetaan oikein, on maksullinen ohjelma parempi valinta. Usein niistä saa myös reaaliaikaista tietoa työntekijöiden työajasta, poissaoloista ja projekteista.

Maksullisilla ja ilmaisilla työajanseurantaohjelmilla on useita eroja, jotka vaikuttavat niiden toimivuuteen, luotettavuuteen ja hyödyllisyyteen. Tässä on joitakin esimerkkejä:

  • Maksulliset ohjelmat ovat yleensä turvallisempia ja suojatumpia kuin ilmaiset ohjelmat. Ne käyttävät salattuja yhteyksiä, varmuuskopioivat tiedot säännöllisesti ja noudattavat tietosuojalakeja. Ilmaiset ohjelmat saattavat olla alttiita hakkeroinnille, tietovuodoille ja viruksille. Ne saattavat myös kerätä ja myydä käyttäjien tietoja mainostajille tai muille osapuolille.
  • Maksulliset ohjelmat ovat yleensä laadukkaampia ja päivitetympiä kuin ilmaiset ohjelmat. Ne tarjoavat enemmän ominaisuuksia, kuten automaattinen laskenta, integraatio palkanlaskentaan, monipuolinen raportointi ja joustava käyttöliittymä. Ne myös kehittävät ja parantavat ohjelmaa jatkuvasti asiakkaiden palautteen perusteella. Ilmaiset ohjelmat saattavat sisältää vanhentunutta tai virheellistä tietoa. Ne voivat myös lopettaa toimintansa ilman varoitusta tai tukea.
  • Maksulliset ohjelmat ovat yleensä kustannustehokkaampia ja tuottoisampia kuin ilmaiset ohjelmat. Ne säästävät aikaa, rahaa ja vaivaa työajanseurannassa, mikä lisää yrityksen tehokkuutta ja kilpailukykyä. Ne myös auttavat yritystä noudattamaan lakia ja sopimuksia, mikä vähentää riskejä ja sanktioita. Ilmaiset ohjelmat saattavat aiheuttaa enemmän kuluja, virheitä ja ongelmia työajanseurannassa, mikä heikentää yrityksen suorituskykyä ja mainetta.

Erityisesti pienille yrityksille suunnattu Duunissa-työajanseuranta on osa Lemonsoft-konsernia. Jos haluat vertailla konsernin muita työajanseurannan ohjelmien ominaisuuksia, katso taulukko täältä »

Työajanseuranta liikkuvassa työssä

Liikkuvassa työssä työntekijät tekevät työtään eri paikoissa, kuten asiakkaiden luona, työmailla tai etänä. Tällöin työnantajan voi olla vaikea seurata työntekijöiden työaikaa ja työn laatua. Työajanseuranta on tärkeää sekä työnantajan että työntekijän kannalta, sillä se mahdollistaa oikeudenmukaisen palkanmaksun, laskutuksen ja resurssien hallinnan.

Työajanseurantaan on olemassa erilaisia ratkaisuja, mutta liikkuvaan työhön soveltuu parhaiten mobiilisovellus. Kun työaika kirjataan sovelluksella, se tallentaa työntekijän sijainnin automaattisesti kirjaushetkellä. Tämä tuo useita etuja sekä työnantajalle että työntekijälle, kuten:

– Luotettavuus: sijaintitiedon tallennus varmistaa, että työaikaleimaukset ovat oikeita ja rehellisiä. Työnantaja voi tarkistaa, että työntekijä on ollut oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Työntekijä voi puolestaan todistaa tehneensä työtään sovitusti.

– Tehokkuus: paikkatallennus säästää aikaa ja vaivaa, sillä se poistaa tarpeen kirjata manuaalisesti työkohteita tai matka-aikoja. Työntekijä voi keskittyä olennaiseen eli itse työhön.

– Raportointi: työajan kirjaaminen sijaintitietoineen mahdollistaa tarkat ja kattavat raportit työn suorittamisesta. Työnantaja voi hyödyntää raportteja esimerkiksi laskutuksessa, palkanlaskennassa tai projektinhallinnassa. Työntekijä voi seurata omaa työtään ja kehittymistään.

Sijaintitiedon tallentaminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työnantaja valvoo jatkuvasti työntekijän liikkeitä tai rajoittaa hänen vapauttaan. Gps paikkatallennus on käytössä vain silloin, kun työntekijä tekee leimauksen matkapuhelimellaan. Lisäksi sijaintitiedon tallennus edellyttää aina työntekijän suostumusta ja tietosuojan huomioimista. Lue lisää aiheesta blogistamme »

Duunissa-työajanseuranta sopii myös liikkuvaan työhön. Kokeile veloituksetta 30 päivää  »