Työajanseurantajärjestelmä ja tietosuoja

Työajanseurantasovellusten yleistyessä nousee yhä useammin esille kysymys työntekijän teknisestä paikantamisesta osana työajanseurantapalvelua. Työntekijän sijaintitiedon tallennuksessa on aina kysymys henkilötietojen käsittelystä ja siksi siinä tulee huomioida sekä laki yksityisyydensuojasta työelämässä että EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Mielenkiintoinen ennakkotapaus asiasta saatiin heinäkuussa 2021, kun tietosuojavaltuutetun toimisto antoi päätöksen tapauksessa, joka koski suomalaisen korkeakoulun työajanseurannassa kerättyjen sijaintitietojen lainmukaisuutta. Tapauksessa korkeakoululle määrättiin seuraamusmaksu tarpeettomasta sijaintitietojen käsittelystä. Huomionarvoista on, että työntekijöiden antama suostumus ei riittänyt päätöksessä syrjäyttämään tietosuojalain mukaista tarpeellisuusvaatimusta. Suostumusta ei siis katsottu lailliseksi käsittelyperusteeksi sijaintitiedon keräämiseen.

Mitä työnantajan tulee tietää ja ottaa huomioon, jotta työajanseurannan henkilötietojen käsittely on lainmukaista?

Saako siis sijaintietoa käyttää työajanseurantajärjestelmässä lainkaan hyväksi, jos työntekijän suostumuskaan ei täytä laillisuusperiaatetta? Lyhyt vastaus: saa. Työnantajan täytyy olla vain huolellinen ja ymmärtää sekä työntekijän että yrityksen oikeudet ja oman toiminnan luonne. Tämä on lisäksi laajennettavissa hyväksi perusohjeeksi kaikessa henkilötietojen keräämisessä. Kaikkien henkilötietojen käsittely edellyttää aina tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Yksinkertaistaen tämä tarkoittaa sitä, että sellaista henkilötietoa, mitä yritys ei tarvitse omien velvoitteidensa täyttämiseksi, ei saa työntekijöistä kerätä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on antanut muutamia esimerkkejä siitä, millainen on esimerkiksi työajanseurantajärjestelmässä sovellettava laillinen käsittelyperuste. Tällaisia ovat esimerkiksi työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen sekä resurssien kohdentaminen oikeaan paikkaan. Työajan seurannassa ja muissa työoikeudellisten velvoitteiden valvonnassa sijaintitiedon käsittely on mahdollista, jos työntekijä tekee työtä kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa, eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja. Jos työajanseurantapalveluun liittyvää paikannusta on tarkoitus käyttää työajan valvontaan ja seurantaan, tulee se määritellä etukäteen paikantamisen käyttötarkoitukseksi.

Yhteistoimintamenettely ja vaikutusten arviointi avain hyvään sijaintitietojen käsittelyyn

Työnantajan tulee muistaa, että työajanseurantaohjelmassa toteutettava paikannus on teknistä valvontaa, joka tulee käydä työpaikan yhteistoimintamenettelyissä läpi. Tämä tarkoittaa käytännössä yhteisten pelisääntöjen luomista paikannukselle. Asia tulee saattaa tietoon ja käydä läpi työajanseurannan paikannukseen liittyvät käytännöt ja säännöt. Matkapuhelimen avulla tapahtuva paikantaminen vaatii lisäksi sähköisen viestinnän palvelulain mukaisen suostumuksen.

Yhtä tärkeää on suorittaa ennen sijaintitietojen käsittelyä vaikutusten arviointi. Siinä kuvataan henkilötietojen käsittelyä ja arvioidaan käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhtaisuutta sekä riskejä. Tavoitteena on arvioida, onko henkilötietojen käsittelystä aiheutuva riski oikeutettu ja hyväksyttävissä käsillä olevissa olosuhteissa.

Sijaintitietojen käsittely Duunissa-palvelussa

Myös Duunissa-työajanseurannassa on mahdollista tallentaa työvuoroleimauksiin sijaintitieto. Tärkeää on ymmärtää, ettei palvelu ja sovellukset missään nimessä seuraa työntekijää jatkuvasti, vaan tuntikirjaus sisältää ainoastaan leimausajankohdan hetkellisen sijainnin.

Kuten edellä on kuvattu, sijaintitiedon kerääminen on sähköisen työajanseurannan avulla täysin mahdollista lain mukaan, kunhan valmistelut tähän tehdään huolellisesti. Autamme asiakkaitamme mielellämme paitsi sijaintitiedon, myös muun henkilötiedon keräämiseen liittyvissä kysymyksissä Duunissa-palveluun liittyen.

Tärkeää on myös, että sijaintitiedon keräämisen saa tarvittaessa asetuksista poistettua. Näin yritys ei tule vahingossa keränneeksi sijaintitietoa, jonka käsittelyyn sillä ei ole perustetta. Lisäksi palvelussamme on mahdollista poistaa sijaintitietoja massapoistona niistä työvuoroista, joissa niiden säilyttäminen ei ole enää tarkoituksenmukaista. Näin kaikkien osapuolten oikeudet on huomioitu mahdollisimman hyvin palvelussamme.